Alla myndigheter i Sverige ska föra ett register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Det vanligaste sättet att föra detta register är genom så kallad diarieföring.
Ordet diarium betyder dagbok. Diarieföring betyder alltså att man "för dagbok" över de handlingar som myndigheten tar emot och skickar samt även de som upprättas inom myndigheten. Varje nämnd och kommunalt bolag i kommunen har ett eget diarium.
Offentlighetsprincipen
Alla handlingar som har registrerats hos kommunen kallas för allmänna handlingar. Grundprincipen är att allmänna handlingar är offentliga. Det kan ibland förekomma undantag från denna regel, vilket innebär att handlingar kan beläggas med sekretess.
Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör om något ska sekretessbeläggas. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. Sekretessbeläggande av en handling måste ske med hänvisning till en paragraf i sekretesslagen.
Du har i princip rätt att ta del av alla handlingar och uppgifter som finns hos kommunen.Om du vill ta del av handlingarna ska du vända dig till den förvaltning som har hand om det ärende du är intresserad av. Detta möjliggörs genom offentlighetsprincipen. Undantagen är information som är sekretessbelagd och arbetsmaterial.