Alla myndigheter i Sverige måste registrera de allmänna handlingar som finns hos dem. Det görs oftast genom diarieföring.
Ett diarium är ett register där myndigheten noterar vilka handlingar som kommer in, skickas ut eller skapas inom verksamheten. Man kan likna det vid en dagbok över myndighetens dokument. Varje nämnd och kommunalt bolag har sitt eget diarium.
Offentlighetsprincipen
Handlingar som registreras hos kommunen blir normalt allmänna handlingar. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga, vilket innebär att alla har rätt att ta del av dem.
I vissa fall gäller dock sekretess. Det innebär att vissa uppgifter eller handlingar inte får lämnas ut. Sekretess används till exempel för att skydda enskilda personer i ärenden som rör socialtjänsten. Om en handling omfattas av sekretess måste det finnas stöd i lag.
Din rätt att ta del av handlingar
Du har i princip rätt att ta del av de handlingar och uppgifter som finns hos kommunen. Om du vill läsa en handling kan du kontakta den förvaltning som ansvarar för det ärende du är intresserad av.
Denna rätt grundar sig på offentlighetsprincipen. Undantag gäller för uppgifter som omfattas av sekretess samt för vissa arbetsmaterial som ännu inte är färdiga handlingar.